Apple bringt die mächtige App ‚Workflow‘ für iOS auf den jüngsten Stand der Technik [Blogposting aktualisiert]

[Diesem Rossau-Blogposting wurde eine Schritt-für-Schritt-Anleitung hinzugefügt.]
[Neue Version 1.7.8  im März 2018: Action „Mask Image“ (Bildbearbeitung) und vieles mehr.]

 

Workflow ist die wohl populärste App von Apple, die keiner kennt. 🙃

Was ein Fehler ist. Der Konzern erwarb sie im Vorjahr (Workflow war seit 2014 die Software eines Drittherstellers) – und kümmert sich fleißig darum: Soeben sind neue Funktionen hinzugekommen! Ab iOS 12 wird Workflow ins Betriebssystem integriert und heißt dann Shortcuts.

Kategorie Produktivität. Bei Workflow handelt es sich um ein sogenanntes Automation-Tool, das zum Erstellen von immer wiederkehrenden und häufig eingesetzten Befehlsfolgen oder Arbeitsabläufen (Workflows) benutzt werden kann.

Über solche Workflow-Shortcuts lassen sich viele Dinge mit wesentlich weniger Fingerstreichen und Taps erledigen. (So ähnlich wie am Mac mit dem Skript-Editor/Automator, unter Windows hieß das Teil Makro-Editor, wenn ich mich recht erinnere.) Ultrapraktisch!

Zum Beispiel das vollautomatische Anfertigen von animierten GIFs aus einer Reihe von Fotos, keine weitere App nötig. Oder ein iOS-Homescreen-Icon erstellen, dessen Betätigung sofort ein Telefonat mit einer bestimmten Telefonnummer (meistens die der Mama) beginnt.

Alle Fotos einer Web-Seite oder werbefreie YouTube-Videos runterladen (dazu weiter unten mehr), aus einer Safari-Seite ein PDF erstellen, einen Artikel übersetzen, mehrere von den „sozialen Netzwerken“ gleichzeitig mit einem großen Haufen Fotos zuspammen, in den USA Trinkgelder berechnen, eine Nachricht mit dem neuesten Screenshot versenden und vieles, vieles mehr.

Einfach, schnell und wie durch Zauberhand erledigt.

Wir haben hier noch ein paar Details zur Technik, weitere Abbildungen – und natürlich sehr interessante Download-Links auf Lager. Alles gratis, aber keineswegs umsonst. Hinweise für notorische Sparefrohs. Apple-Watch-Besitzer: aufgemerkt! Es nahen ganz spezielle Schmankerl in Form von Workflow-Complications!

 

(Dev-Profs brauchen die folgenden Erläuterungen nicht, die können sofort mit Workflows jonglieren und zum Download-Bereich springen.) Zunächst zur recht komplexen Technik, die nun einmal dahintersteckt.

Aber keine Sorge: Workflows sind durchaus anfängertauglich, vorausgesetzt, die Einsteiger beschäftigen sich ein wenig damit. Das bereitet Interessierten großen Spaß, Apple macht es einem so zugänglich wie nur irgend möglich, und man beginnt damit, das fortschrittlichste mobile Betriebssystem aller bisherigen Zeiten ein wenig näher kennenzulernen und bis ins Detail auf ganz persönliche Bedürfnisse abzustimmen.

Die Programmieroberfläche. In einer übersichtlichen und mehrfach kategorisierten (alle, empfohlene, jüngst hinzugefügte, Favoriten, Suchfunktion…) Liste (linke Seitenspalte am iPad) werden über zweihundert köstliche Actions angeboten, das sind Softwareschnipsel, die sich zu kleinen Apps (eben Workflows) kombinieren und verknüpfen lassen.

Dazu braucht man kein Programmierer zu sein, sondern man muss nur wissen, was man erreichen will. Als Inspiration mag das Schmökern in den mustergültigen Actions-Beschreibungen dienen (dazu in ein paar Sekunden mehr), oder das Analysieren der mitgelieferten, fix & fertigen Workflows.

Das Zusammenstellen funktioniert am iPad weitestgehend via Drag & Drop (in den großen Bereich ziehen und die Fingerkuppe abheben). Manchmal sind jedoch auch Abfragen und Schalter einzubauen.

Um die Abbildungen hier im Blog zu vergrößern: antippen

Es folgt eine Auswahl der Actions (es werden übrigens ständig welche hinzugefügt) am iPhone; eines der absolut wichtigsten Dinge ist, dass sie ausführlich und einwandfrei verständlich erläutert werden (auf Englisch wie alles in Zusammenhang mit Workflow):

  

Das ist hier eindeutig der Fall. Dazu ein Zitat aus der Dokumentation (weiter unten verlinkt), aus der wir auch die 👆 Screenshots haben:

You can tap an action’s name or icon to reveal a description of what it does.

If the action expects certain content to be passed as input, the supported content types will be listed under a section entitled “Input”. If the action outputs content, the type of that content will also be shown here under “Result”. To learn more about inputs and outputs, see How workflows work.

Pro Tip

You can also access this information from an action that’s been placed in a workflow. Just tap the action’s name or icon.

 

Neu und noch schneller: Diese stabilen und zuverlässigen Workflows mögen nicht nur vom Homescreen (oder innerhalb der Workflow-App) aus, sondern auch als Widgets in der jederzeit (bereits vom Sperrbildschirm aus) erreichbaren Mitteilungszentrale abgerufen werden. Siehe bitte die Abbildung etwas weiter unten.

Nicht nur dazu findet sich eine animierte und interaktive Guided Tour innerhalb der App. Es wird auch blutigen Newbies so g’schmackig wie möglich gemacht. Prima!

Zusätzlich besteht die generelle Option, nützliche Extensions zu entwickeln, die von anderen Apps aus aufgerufen werden können. – Sofern diese Apps sogenannte Action-Extensions unterstützen (siehe Apple Developer; es geht um eine Art Inter-App-Befehlsverknüpfung, die jeder versierte iOS-Anwender schon häufig benutzt hat), und das tun die meisten von den hochqualitativen:

 

Die im November neu hinzugekommenen Ausstattungsmerkmale wurden von der entsprechenden Unterabteilung bei Apple auf der offiziellen der What’s New-Seite zusammengefasst (die vom März 2018 folgen später; Zitat):

  • Optimized for iOS 11 and iPhone X
  • Drag and drop content onto a workflow to run the workflow with that input
  • Added HEIF support to the Convert Image action
  • Added HEVC support to the Encode Media action
  • Added support for iOS 11 Health data types: Insulin Delivery, V02 Max, Waist Circumference, Resting Heart Rate, Walking Heart Rate Average, and Heart Rate Variability
  • Added the ability to retrieve and save multiple files at a time in the Get File and Save File actions
  • Added the ability to specify a default “From” address for the compose sheet in the Send Email action
  • Add TaskPaper to OmniFocus now supports adding TaskPaper under specific folders, projects, and tasks

Weiters ist auf der offiziellen Website zu finden:

  • Exzellente und illustrierte Dokumentation und Knowledge Base mit jeder Menge „Pro Tips“ – die Kapitel in diesem Referenzwerk: „Getting Started, Creating Workflows, Managing Your Workflows, Advanced Workflows, More Ways to Run Workflows“ sowie „Using Variables“ und die ausgezeichnete Fehlerbehandlung „Test & Learn“
  • Frequently Asked Questions, zum Beispiel „Can Workflow change my system settings?“ – Antwort von Radio Eriwan: „The only system settings that Workflow can modify are your screen brightness and volume…“

Also: Power-User, die alles aus ihrem smarten iOS herauskitzeln möchten, sollten es sich an einem der langen Abende gemütlich machen, die vielen Möglichkeiten durchgehen und einen hypermodernen „Workflow“-Ordner beziehungsweise den Widget-Bereich der omnipräsenten Mitteilungszentrale mit praktischen Snippets befüllen.

Es zahlt sich bestimmt aus und ist technisch sehr interessant. Reizender Nebeneffekt (Thema Bildung): einfacher Drag&Drop-Einstieg in den Bereich der Programmierung. Fortgeschrittenere Softwareentwickler können hingegen – wie bereits gesagt – im Nu mit Workflow hantieren.

Im Endeffekt wird in Zukunft und über die Jahre hinweg mit den fixen Workflows viel Zeit eingespart. Auch die ⌚ Apple Watch wird – ei freilich – umfassend unterstützt:

Nicht nur ein ⏱ Zeit-, sondern auch ein 💰 Geldschoner! Für das Abspeichern einer akustischen Sprachaufzeichnung (eine Art Diktiergerät auf der Apple Watch, Voice Memo) benötigt man keine teure Zusatz-App! Sondern nur die richtige Workflow-Complication.

Nach einer Registrierung beim Hersteller (ausnahmsweise empfohlen) lassen sich die erstellten Workflows über sämtliche Geräte desselben iTunes-Accounts synchronisieren. Vorgefertigte dieser Mini-Programme können nicht nur innerhalb der App, sondern auch von anderen Quellen runtergeladen werden. Hier ein paar solcher Quellen (inklusive Workflow-Previews; übersichtliche Listen der Actions-Abfolgen, fein säuberlich mit einem hübschen Icon pro Action illustriert):

Bevor dort am iOS-Gerät die Schaltfläche „Get Workflow“ betätigt wird, ist sicherzustellen, dass die App Workflow installiert ist! Exakt zu diesem Thema kommen wir jetzt.

TOPTIPP! Als Universal-Application (107,8 MB, Apple Watch, uneingeschränkte Vollversion) wurde Workflow für iOS-Gerätschaften sämtlicher Größen optimiert. Noch eine sehr gute Nachricht: Workflow ist völlig kostenlos!

Letzteres gilt übrigens für jede Apple-Software, die in Richtung Entwicklungsumgebung geht, etwa das umfassende Xcode für macOS. Fehlt also nur noch der direkte WWW-Wegweiser zum iOS App Store in Richtung Download des Automation-Tools:

Workflow

Der Vollständigkeit halber haben wir die offizielle Beschreibung laut Store kopiert:

Workflow is your personal automation tool, enabling you to drag and drop any combination of actions to create powerful workflows for your iPhone, iPad, and Apple Watch.

Workflow includes over 200 actions, including those for Contacts, Calendar, Maps, Music, Photos, Camera, Reminders, Safari, AirDrop, Twitter, Facebook, Dropbox, Evernote, iCloud Drive, and Health, to name a few.

For example, you can use Workflow to:

  • Make animated GIFs
  • Add a home screen icon that calls a loved one
  • Make PDFs from Safari or any app with a share sheet
  • Get directions to the nearest coffee shop in one tap
  • Tweet the song you’re listening to
  • Get all of the images on a web page
  • Send a message including the last screenshot you took
  • And so much more…

Your workflow creations can be launched from inside the Workflow app, from other apps using Workflow’s Action Extension, or from our new lightning-fast Today Widget. You can even export a workflow as a standalone app on your home screen.

Workflow opens up infinite possibilities of what you can do with your iPhone, iPad, and Apple Watch. But this is just the beginning. Stay tuned.

Das Zitat von Apple aus dem iOS App Store ist somit beendet.

Dieses Rossau-Posting wurde in die Blog-Kategorie Tipps für Anfänger einsortiert.

Einer der jüngeren Neuzugänge ebendort ist iOS 11: Animierte und tönende Screen-Recordings direkt am iPhone oder iPad aufnehmen.


*) Vorgangsweise beim „Download YouTube“-Workflow am iOS-Gerät

  1. Durch Antippen des oben angeführten WWW-Hyperlinks (hier ist er nochmal) den Workflow runterladen; das sieht am iPad so aus, sofern die App Workflow installiert ist (Rossau-Abbildungen hier im Blogposting vergrößern = anklicken):

    Dort die Befehlsschaltfläche „Get Workflow“ (unten rechts) betätigen, damit wird er vollautomatisch installiert. (Auf Geräten ohne installierte Workflow-App, also auch Macs und PCs, sieht die Info-Seite nach Betätigen des Links übrigens komplett anders aus, eher blau.)
  2. Eine Safari-Seite öffnen, auf der sich ein YouTube-Video befindet; zum Beispiel hier im Rossau-Blog (es geht in dem Aufsatz um eine Foto-Nachbearbeitungs-App).
  3. Auf den Titel des unten eingebetteten Videos tippen, damit es sich in einem separaten Tab öffnet. (Die Schritte 2. und 3. sind nur bei in Web-Seiten eingebetteten YT-Videos vonnöten.)
  4. Im neuen Safari-Tab (mit dem Video) das blaue Weiterleitungs-/Teilen-/Sharing-Icon  betätigen (das dritte von oben rechts).
  5. (Die Schritte 5. und 6. müssen nur einmal durchgeführt werden und werden dann von iOS gespeichert.) Im Sharing-Dialog die untere (zweite) Zeile so weit nach rechts scrollen, bis das Icon mit den drei Punkten und der Bezeichnung „Mehr“ erscheint; auf dieses Icon tippen.
  6. Die daraufhin erscheinende Liste eventuell (je nachdem, wie viel solcher „Aktivitäten“ schon vorhanden sind) runterscrollen bis zur Zeile „Run Workflow“, dort den virtuellen Button nach rechts schieben; also aktivieren und Tap auf „Fertig“ (oben rechts):
  7. Die Zeile, die dann wieder auftaucht, nach links scrollen, bis das nun neu eingerichtete Icon „Run Workflow“ erscheint (kreisförmig angeordneter Doppelpfeil); dieses Icon antippen:
  8. Es erscheint das mit „Run Workflow“ beschriftete Auswahlfenster, ganz oben sollte in der Kategorie „MY WORKFLOWS“ eine große rote Schaltfläche mit einem kleinen Player-Sinnbild und der Aufschrift „Download YouTube“ auftauchen; dieser aktive Schalter ist zu betätigen:
  9. Es öffnet sich das spezielle Preview-/„Quick Look“-Fenster (Vorschau), in dem das Video abgespielt werden kann, aber die (dennoch aus bestimmten Gründen nicht uninteressante) Playback-Option interessiert uns im Moment eher weniger.
  10. In diesem Preview-Fenster mit der Bezeichnung „videoplayback“ wieder auf das Weiterleitungs-Icon  (diesmal unten links) tippen!
  11. In der zweiten Icon-Zeile des daraufhin dargestellten Sharing-Dialogs das mit „Save Video“ beschriftete Icon (siehe 👆 oben) betätigen; voilà, nach wenigen Sekunden (abhängig von Dateigröße und Qualität der Internetverbindung) befindet sich das YouTube-Video im Fotos-Ordner!

Das sollte nur als Beispiel dienen. Ganz ähnlich funktioniert das mit den anderen Workflows. Getestet am iPhone 7 sowie iPad Pro 10,5″ unter iOS 11.1. Wie gesagt: Sauber und zuverlässig. Die beschriebenen Vorgänge können übrigens jederzeit mit „Cancel“ oder „Done“ abgebrochen werden. Workflows, die in der Workflow-App ausgeführt werden sollen, sind mit dem ◀ Play-Pfeil (oben in einer separaten Zeile) zu starten.

Na, wurde etwa zu viel versprochen? Es bleibt uns nur noch, viel Spaß beim Benutzen und Entwickeln der iOS-Workflows zu wünschen. Und nicht vergessen, besonders gelungene Exemplare der Community zur Verfügung zu stellen! 🧙‍♀️

Artikel (März 2017) bei techcrunch.com: Apple has acquired Workflow, a powerful automation tool for iPad and iPhone über den eingangs erwähnten Kauf, als Apple die iOS-Software Workflow übernahm.

Aktualisierung (7. März 2018)

Workflow wurde vorgestern auf Version 1.7.8 aktualisiert. (Kleiner Schönheitsfehler: Hier klappte die Aktualisierung nicht, ich musste die App löschen und neu installieren. Um die aktuell installierte Versionsnummer festzustellen, in der Liste „My Workflows“ unten die „Settings“ anwählen.)

Neben vielen anderen Verbesserungen wurde eine Action zur Bildverarbeitung hinzugefügt, nämlich „Mask Image“. Die neu hinzugekommenen Ausstattungsmerkmale wurden von der entsprechenden Unterabteilung bei Apple auf der offiziellen der What’s New-Seite zusammengefasst (aktuelles Zitat):

  • Added a new Mask Image action
  • Added new fields to the Add Things To-Do action (erfordert die installierte App Things)
  • Dictionary items are now reorderable in the Dictionary action
  • The URL scheme now supports opening workflows — see documentation here
  • Improved the PDF to text coercion; extracting text from PDFs now works much better
  • Improved drag and drop handling; you can now drop content onto a workflow in My Workflows without waiting for spring-loading

Auf der erwähnten Seite findet sich auch eine lange Liste mit Fehlerbehebungen.

Bei MacStories.net gibt es eine genauere Beschreibung von 1.7.8. Sehr lesenswert! Unter anderem wird dort der direkte Download des Workflows „Crop App Icon“ angeboten, in dem die neue „Mask Image“-Action Anwendung findet. Dieser Workflow ermöglicht, die abgerundeten Homescreen-Icons (Grafikdateien) von Apps zu erhalten, wie sie auch im Blog Rossau bei unseren App-Beschreibungen vorkommen. Sehr praktisch für derart spezialisierte Anwender!

**) Ein uraltes Katz- und Maus-Spiel zwischen zwei Großkonzernen, das iOS-Veteranen seit bald einem glatten Jahrzehnt zur Genüge kennen. Das Runterladen und Abspeichern von weitgehend werbefreien YT-Videos wird immer ein kleines Abenteuer bleiben, das gilt für so ziemlich alle Betriebssysteme. Aber was einmal in der Fotos-App ist (wie hier mit diesem Workflow), kann uns keiner mehr wegnehmen. 😉

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